Protection des données

Deux rôles distincts

Ce texte décrit deux situations qu'il ne faut pas confondre.

Quand vous visitez rinkala.com ou utilisez un de nos outils gratuits, c'est Webmind Sàrl qui décide de ce qui est collecté et pourquoi. Nous sommes alors responsables du traitement.

Quand vous êtes membre, parent ou dirigeant d'un club qui utilise Rinkala, c'est le club qui décide. Il est responsable du traitement, nous ne sommes que son sous-traitant : nous hébergeons et faisons fonctionner l'outil, nous n'exploitons pas ses données pour notre compte. Vos demandes s'adressent alors d'abord au club.

A. Vous visitez notre site

Ce que nous collectons. La mesure d'audience se fait sans cookie et sans identifiant individuel : nous voyons des pages consultées, pas des personnes. Si vous nous écrivez, nous conservons votre message et votre adresse. Si vous utilisez un outil gratuit, ce que vous y saisissez est conservé le temps de vous rendre le document.

Les outils gratuits. Vous travaillez d'abord, votre adresse n'est demandée qu'au moment de recevoir le résultat. Une session non réclamée est effacée au bout de trente jours. Les outils portent sur des effectifs et des créneaux, jamais sur des personnes nommées : n'y saisissez aucun nom de licencié.

Recevoir de nos nouvelles. Uniquement si vous cochez la case prévue. Nous enregistrons la date et le texte exact affiché à côté de cette case, parce qu'un consentement qu'on ne peut pas produire n'en est pas un. Vous vous désinscrivez par le lien de chaque message. Sans contact de votre part pendant trois ans, votre fiche est supprimée.

Ce que nous ne faisons pas. Nous ne vendons ni ne louons vos données. Nous n'achetons pas de listes d'adresses. Il n'y a aucune publicité sur ce site, ni traceur publicitaire.

B. Vous relevez d'un club

Qui décide. Le club. Il choisit les données qu'il collecte, à qui il les montre, et combien de temps il les garde. Nous mettons à sa disposition un registre des traitements pré-rempli et des durées de conservation par défaut ; il lui appartient de les vérifier et de les adapter.

Les finalités prévues par l'outil. Gestion des adhésions et des licences, organisation sportive, présences Jeunesse et Sport, prêt de matériel, encaissement des cotisations et comptabilité, communication avec les membres, organisation du bénévolat, déclaration d'indisponibilité, publication de photographies et de fiches, réunions et procès-verbaux, journalisation et sécurité.

Les mineurs. Un club de hockey traite des données d'enfants : identité, catégorie, présences, pièces justificatives, parfois des photographies. L'outil rattache chaque enfant à un foyer, et seuls les responsables de ce foyer accèdent à son dossier.

Le droit à l'image. Aucune photographie d'une personne n'est publiée sans un accord exprès, recueilli à l'avance et enregistré avec sa date. Une case pré-cochée ou un silence ne valent pas accord. Un accord se retire à tout moment, et son retrait retire la personne des publications à venir.

Combien de temps. Les pièces comptables sont conservées dix ans, durée légale à laquelle un club ne peut pas déroger. Une personne qui n'a plus de licence depuis trois saisons est supprimée. Ces deux durées sont des réglages du club, qui peut les raccourcir mais pas allonger la première sans motif.

Vos droits. Accès, rectification, effacement, opposition, portabilité. Adressez-vous au club : c'est lui qui décide, et lui seul accède à ses données. Si le club nous sollicite pour vous répondre, nous l'assistons. En Suisse, vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence ; dans l'Union européenne, l'autorité de votre pays.

Où vivent les données

Les données sont hébergées chez Supabase, dans la région de Francfort-sur-le-Main, en Allemagne. Elles ne quittent pas l'Espace économique européen dans le fonctionnement courant du service.

Nous faisons appel à trois sous-traitants ultérieurs, et à eux seuls :

• Supabase : hébergement de la base de données et des fichiers
• Brevo : acheminement des courriels du club vers ses membres
• Stripe : paiement des cotisations, directement vers le compte du club

Les cotisations ne transitent jamais par nous. Le club encaisse chez son propre prestataire, et Webmind Sàrl ne touche aucune part des sommes versées par les familles.

Comment les données sont séparées

Chaque donnée porte le club auquel elle appartient, et la base de données refuse de la servir à un autre. Ce cloisonnement est imposé sous l'application, pas par elle : une erreur de programmation ne peut pas l'ouvrir. Les secrets d'un club, ses clés de paiement, ses connexions externes, sont rangés dans un coffre chiffré et nommés d'après le club, de sorte qu'aucun autre ne peut les désigner.

Les fichiers sont rangés dans des dépôts fermés, à l'exception d'un seul, réservé aux médias que le club a choisi de publier. Les modifications sensibles sont journalisées : qui, quoi, quand.

Quand un club s'en va

Le club récupère ses données dans un format exploitable ailleurs. À sa demande, l'ensemble est ensuite effacé, y compris les fichiers. Les pièces comptables peuvent devoir être conservées jusqu'au terme de la durée légale.

Modifications

Ce texte porte une version et une date. Toute modification substantielle est annoncée aux clubs avant son entrée en vigueur.

Nous écrire

contact@rinkala.com